Használhat-e a társasházkezelő mesterséges intelligenciát?

Igen, használhat. A kérdés nem az, hogy szabad-e, hanem az, hogy hogyan. Aki ma megtiltja a munkatársainak az AI használatát, jellemzően nem megszünteti, hanem láthatatlanná teszi: attól kezdve ugyanúgy használják, csak épp senki nem tud róla.

Mi a tényleges kockázat

Nem az, hogy a gép rosszul fogalmaz. Hanem két másik dolog.

Az első az adat. Egy közgyűlési jegyzőkönyv nevekkel, lakcímekkel és tartozásokkal tele van személyes adattal. Ha ezt valaki feltölti egy szolgáltatásba, azzal a személyes adatok harmadik félhez kerülhetnek. Hogy ez jogszerű-e, a szolgáltató szerepétől, a jogalaptól, a szerződéses háttértől és az adatbiztonsági feltételektől függ. Ezeket a szolgáltató konkrét feltételei alapján, esetenként külön kell ellenőrizni – nem lehet általános érvénnyel kijelenteni egyik szolgáltatástípusról sem, hogy megfelel-e.

A második a tartalom. A nyelvi modellek magabiztosan fogalmaznak akkor is, amikor tévednek. Hivatkozhatnak nem létező paragrafusra, hatályon kívüli szabályra vagy külföldi gyakorlatra. A szöveg meggyőző lesz, a tartalma viszont használhatatlan – és ez csak akkor derül ki, amikor már baj van belőle.

Kell-e ehhez külön szabályzat?

Általános jogszabályi kötelezettség arra, hogy minden szervezet külön AI-szabályzatot alkosson, nincs. Az uniós szabályozás azt írja elő, hogy az MI-rendszerek szolgáltatói és alkalmazói intézkedéseket hozzanak a személyzetük MI-jártasságának fejlesztése érdekében – és kifejezetten kimondja, hogy ez nem jelenti valamely konkrét jártassági szint garantálását. Forrás: az (EU) 2024/1689 rendelet 4. cikk (1) bekezdése, az (EU) 2026/1744 rendelettel megállapított szöveg szerint.

Hogy ez a gyakorlatban tájékoztatót, belső szabályt vagy teljes szabályzatot jelent, az a szervezet méretétől és a tényleges használattól függ. Az adatvédelmi kötelezettségek ettől függetlenül állnak fenn: ha személyes adat kerül a rendszerbe, arra az általános adatvédelmi rendelet szabályai vonatkoznak.

Három szabály, amivel kezelhető

1. Mit tilos feltölteni. Konkrét listát kell adni: tulajdonosi névsor, hátraléklista, jegyzőkönyv nevekkel, szerződés a felek adataival, bármilyen egészségügyi vagy anyagi helyzetre utaló információ. Ami a listán van, azt anonimizálás nélkül nem szabad feltölteni.
2. Melyik eszközt szabad használni. Nem mindegy, hogy az adott AI-szolgáltatást milyen szerződési, adatkezelési, adatmegőrzési és biztonsági feltételekkel használják. Ezeket a konkrét szolgáltatás feltételei alapján kell ellenőrizni. A szervezetnek egyszer el kell döntenie, mely eszközök felelnek meg, és utána következetesen tartania kell magát ehhez.
3. Ki felel a kimenetért. Az AI kimenete tervezet, nem végtermék. Rögzíteni kell, hogy ki ellenőrzi, mielőtt ügyfélhez, tulajdonoshoz vagy hatósághoz kerül.

Amire nagyon jól használható

Nem az a cél, hogy elriasszam tőle. Anonimizált szövegen az AI kifejezetten hasznos: összefoglal egy hosszú anyagot, rendszerez egy kusza levelezést, érthetőbbé tesz egy körlevelet, vagy segít végiggondolni, mit felejtettek ki egy napirendből. Ezek valódi időmegtakarítást hoznak, és anonimizált szövegen lényegesen alacsonyabb adatvédelmi kockázattal járnak. Kockázatmentes azonban így sem: a kimenet lehet hibás, felmerülhet visszaazonosíthatóság, titoktartási vagy szerzői jogi kérdés, ezért az ellenőrzés itt sem hagyható el.

Az AI legyen nagyon gyors ügyvédjelölt. Ne legyen irodavezető ügyvéd.

Mi a következő lépés

Egy háromoldalas, konkrét szabályzat, amit a munkatársak el is olvasnak, többet ér, mint egy harmincoldalas, ami a fiókban marad. Az első lépés azonban jellemzően nem a szabályzat, hanem egy rövid felmérés arról, mit használnak és milyen adatokkal. Erről az AI- és GDPR-szolgáltatásoknál olvashat.

Források

• (EU) 2024/1689 rendelet a mesterséges intelligenciáról – 4. cikk
• (EU) 2026/1744 rendelet – az AI Act 4. cikkét megállapító módosítás